這是實際發生在一家「臺灣」企業的辦公案例。原本該公司內部的法務單位，經常要製作一份產品的環保聲明書（保證函），若由熟手負責處理，整個人工作業時間需要12分鐘，而且，相關人員必須隨時保持待命，但透過機器人流程自動化RPA（Robotic Process Automation）來處理，只要2分鐘就完成。
雖然該企業已經E化多年，像是有合約管理系統可產出定型化合約，但實際製作文件的過程中，仍存在大量人工作業，像是先要登入文管系統，然後將申請人寄來的郵件附檔，把相關內容複製到Word應用程式再轉成PDF檔，以產出文件給客戶，之後還有用印、歸檔等過程。雖然只是製作一份文件，但實際上，整個作業流程有多達152個步驟，並需要跨很多的應用程式，需花上不少人工作業時間。
現在，RPA軟體機器人將能自動執行一連串的流程，大幅減少人力介入，讓這些可能不值得耗費精力的人工作業流程，變得更自動化。
「一個很好的利用基於 RPA 技術的自動化流程的例子就是發票驗證流程。」
這個過程中可能涉及到一位員工需從三個不同的供應商門戶網站下載發票，並上傳到一個 ERP 系統，並用相應的採購訂單驗證核准價值金額，最終批准或拒絕相關發票訊息錄入系統。通過編寫一定量的腳本程序，這個流程可以很容易地結合到一個 RPA 軟件中處理。
RPA 技術實際是一種運用相關技術來配置機器人或計算機，使用和解釋現有應用程序，來處理事務，操作數據或觸發響應以及同其他數字系統通信的方式。進一步簡化來說，RPA 技術是一種“記錄和回放”技術，機器人（實際上是安裝在機器上的軟件）被教會了如何使用軟件來執行某些任務，之後機器人就會周而復始地執行，這就是一種使其變得簡單有效的自動化方法。
一般來講，同一發票驗證過程的自動化將涉及到三個不同供應商系統的集成，這些供應商系統必須與一些具有邏輯驗證功能的 ERP 系統集成。雖然這兩個過程的結果是一致的，但是傳統的自動化路線方案會給軟體開發人員帶來額外的工作量，如與IT 團隊合作打開防火牆端口，購買專門用於運行軟件的服務器以及一些維護類工作。
RPA 技術則會讓過程變得更簡單。該軟體還可以自動執行許多其他流程，同時每週它可以運行 24 x 7 小時，然而對發票驗證的流程很可能每個星期只有需要處理幾個小時的工作量。
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